Profi-Tricks: So finden Sie am PC blitzschnell jede Datei

„Warum dauert das denn mal wieder so lange?“, mag sich mancher PC-Anwender bei der Suche nach einer bestimmten Datei denken. Während der grüne Fortschrittsbalken nur langsam wächst, vermeldet der Explorer als Status oft minutenlang „Inhalt des Ordners wird aufgelistet …“, bevor Windows am Schluss unter Umständen gar nichts findet. Das ist in der Tat ärgerlich. Doch anstatt dann ein vermeintlich besseres Suchprogramm zu installieren, stellen Sie besser die Windows-Suche richtig ein. Denn dann zeigt sie praktisch sofort genau das, was Sie haben möchten.

Zusätzlich haben wir fünf weitere Suchtools zusammengestellt, die wir am Schluss dieses Ratgebers mit ihren Vor- und Nachteilen erläutern. Für die Suche und Verwaltung der eigenen Fotosammlung finden Sie einen separaten Artikel.

Ein klein bisschen Theorie zu Dateisuche und Indizierung

Jede Datei und jeder Ordner auf der Festplatte besitzen einen Namen, nach dem Windows suchen kann. Das aber kann abhängig von der Art und Größe der Festplatte und der Datenmenge dauern, weil das System jeweils aufs Neue alle File- und Ordnernamen mit dem eingegebenen Suchbegriff vergleicht.

Ganz anders funktioniert die Indizierung: Dabei greift Windows auf einen einmal angelegten Index mit allen wichtigen Speicherinformationen zurück. Dieser Index enthält nicht nur die Bezeichnungen, sondern auch Größe, Speicher- und Änderungsdatum aller Dateien und Verzeichnisse sowie die Struktur des Datenträgers selbst. Stellen Sie sich den Index so vor wie die vielen Schubladen in der Apotheke: Statt für ein bestimmtes Medikament jedes Fach öffnen zu müssen, schaut man nur schnell auf das Frontetikett.

Diese auch Desktopsuche genannte Indexsuche ist also um ein Vielfaches schneller als die Dateisuche und bietet bei Textdokumenten zudem den Vorteil, dass sie auch die Textinhalte kennt. Sie müssen sich also nicht an die Bezeichnung der Files erinnern, als Suchbegriff genügt bereits etwas aus dem Dateiinhalt. Und das war es auch schon mit der „Theorie“.

Windows 11: Mit der neuen Desktop-Suche alles finden

Windows Search I: So erweitern Sie die Indizierungsordner

Weshalb also dauert die Suche nach Dateien in der Praxis nun so lange, wenn Windows doch nur in den Index schauen muss? Weil Microsoft in der Voreinstellung vernünftigerweise nicht die gesamte Festplatte indiziert. Wären nämlich alle Programm- und Systemdateien inklusive Registry mitsamt ihrem Inhalt indiziert, hätte dies meist Hunderte Treffer zur Folge, weil der Suchbegriff irgendwo darin auftaucht. Darunter wäre zwar auch die gesuchte Datei, allerdings eben als eine unter Hunderten.

Im Auslieferungszustand scannt das Betriebssystem für den Index deshalb nur einen eng eingrenzten persönlichen Benutzerbereich. Das sind die sogenannten Bibliotheken inklusive Desktop und Startmenü, also die vordefinierten Bilder-, Dokumente-, Downloads-, Musik- und Videos-Ordner. Alles, was Sie darin neu speichern oder ändern, wird automatisch überwacht und in den Suchindex aufgenommen. Ist Outlook installiert, werden auch alle E-Mails, Termine und Co. indiziert. Der Rest der Festplatte aber bleibt zunächst außen vor mit der Folge, dass die Dateisuche in allen übrigen Verzeichnisse ohne Index und somit zeitaufwendig läuft. Diese voreingestellte Indizierung aber können Sie erweitern und damit Ihre persönlichen Dateien an beliebiger Stelle abspeichern, ohne dass sie nicht indiziert würden.

So geht’s: Um die zu indizierenden Verzeichnisse zu ändern, klicken Sie in der Einstellungen-App auf „Datenschutz und Sicherheit –› Windows durchsuchen“. Dort aktiveren Sie bitte nicht einfach die Option „Erweitert“ – dies würde den Index auf die gesamte Festplatte erweitern –, sondern klicken unter „Klassisch“ auf „Suchorte anpassen“. Im folgenden Fenster betätigen Sie die „Ändern“-Schaltfläche und aktivieren über die Ordnerstruktur die Verzeichnisse, die der Suchindex neu erfassen soll. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK –› Schließen“.

Windows Search II: So stellen Sie die Desktopsuche perfekt ein

Das Erweitern des zu indizierenden Bereichs beschränkt sich nicht auf intern verbaute Festplatten. Wenn und solange Sie externe Datenträger über USB oder Netzwerk (NAS) angeschlossen haben, lassen sich auch diese indizieren. Aufrufen können Sie die Inhalte natürlich nur, wenn diese Speicher verbunden beziehungsweise eingeschaltet sind.

Zu beachten ist, dass das einmalige Erstellen des Index anfangs wieder abhängig von der Hardware und der Datenmenge Zeit in Anspruch nimmt, mitunter mehrere Stunden. Währenddessen können Sie normal am PC weiterarbeiten, nur steht der Suchindex erst vollständig zur Verfügung, wenn in den „Indizierungsoptionen“ der Status „Die Indizierung wurde abgeschlossen“ erscheint. Ändern Sie später einzelne Dateien oder speichern neue ab, werden diese automatisch und praktisch sofort in den Suchindex integriert.

Hinweis: Haben Sie die Bibliothekspfade von Windows wie in unserem Onlineratgeber geändert, werden diese automatisch von der Indizierung berücksichtigt. In diesem Fall brauchen Sie den Index also nicht anzupassen.

Wichtig: Sollten Sie die Indexoptionen statt unter „Klassik –› Suchorte anpassen“ zu ändern mit „Erweitert“ auf die gesamten Festplatte ausdehnen, entfernen Sie darunter bitte nichts von den ausgeschlossenen Ordnern. Die sind wieder vernünftig gewählt; anderenfalls wird die Windows-Suche schnell unübersichtlich.

Von Bedeutung in den „Indizierungsoptionen“ ist nach Anklicken der Schaltfläche „Erweitert“ schließlich der „Indizierungsort“: also das Verzeichnis, in dem Windows den Suchindex ablegt. Abhängig von Datenmenge sowie Zahl und Art der Dateien beansprucht dieser selbst viel Platz auf der Festplatte: bei Textdokumenten etwa zehn Prozent der ursprünglichen Dateigröße. Je nach Größe und Belegung Ihrer Windows-Festplatte beziehungsweise -Partitionen ist es deshalb sinnvoll, den Indizierungsort über „Neu auswählen“ zu ändern und den Index anschließend über „Neu erstellen“ an anderer Stelle zu speichern. Das dauert wieder seine Zeit, der bisherige Index wird dabei gelöscht und der ursprüngliche Speicherplatz freigegeben.

Lesetipp: Mit diesen Gratis-Tools finden Sie alle Daten

Taskleiste und Windows-Explorer: Wo startet welche Suche?

Neben der Suchzeile rechts oben im Explorer-Fenster bieten Windows 10 und 11 ein Suchfeld in der Taskleiste. Das erreichen Sie entweder mit der Maus oder durch Drücken der Windows-Taste auf der Tastatur. Wodurch unterscheiden sich die beiden Suchmöglichkeiten nun? Ist eine besser als die andere, wie sucht man gegebenenfalls gezielt nur nach Datei- und Ordnernamen, und wie ruft man die indexbasierte Desktopsuche auf?

Die Suche über die Taskleiste respektive das Startmenü durchforstet – soweit indiziert – stets die gesamte Festplatte, die installierten Apps und Programme, das Internet, alle E-Mails und die Systemeinstellungen. Die Funktion beschränkt sich also nicht auf die klassische Dateisuche, sie ist vielmehr auch Schnellstarter und eine Art „Bedienhilfe“. Trotz der Filter beispielsweise für Dokumente oder Fotos ist dieses Kombitool nicht der Weisheit letzter Schluss. Microsoft hat hier deshalb immer wieder Änderungen vorgenommen, so auch zuletzt bei den großen Funktionsupdates im Herbst in den Versionen 22H2. Wie Sie hier die oftmals lästige automatische Internetsuche deaktivieren, lesen Sie am Schluss dieses Ratgebers.

Die Suche über den Windows-Explorer dagegen beschränkt sich prinzipiell auf Datenträger, also auf die eingebauten sowie NAS- und USB-Festplatten. Angezeigt werden zudem nur die Dateien, die im jeweils geöffneten Ordner und gegebenenfalls in Unterordnern gespeichert sind.

Ob Windows dabei die Namens- oder die Indexsuche startet, hängt vom jeweils geöffneten Verzeichnis ab. Wurde das zuvor in die Indizierung aufgenommen, findet Windows darin auch die Dateiinhalte. Von allen anderen Ordnern sehen Sie nur die Treffer, bei denen der Suchbegriff mindestens in Teilen mit den Dateinamen übereinstimmt.

Perfekte Resultate: Filter für die Dateisuche ohne Index

Um in zehntausenden Dateien auf dem Rechner das Gesuchte zu finden, lassen Sie sich von den Möglichkeiten des Windows-Explorers unterstützen. Sobald Sie einen Begriff in das mit „Datei- und Desktop-Suche durchführen“ unterlegte Feld eintippen und die Enter- Taste drücken, blendet der Dateimanager darüber das Drop-down-Menü „Suchoptionen“ ein (Windows 11) oder wechselt in das Register „Suchen“ (Windows 10). Beide Explorer-Versionen stellen die Suchverfeinerung zwar ganz unterschiedlich dar, bieten aber prinzipiell das Gleiche.

Hilfreich sind dabei insbesondere die vordefinierten Filter nach Änderungsdatum sowie Art und Größe der Datei; Sie müssen sich also nicht mit Suchparametern, Platzhaltern und Operatoren beschäftigen. Zur Kontrolle aber sehen Sie einmal genau hin: Beschränken Sie die Treffer per Filterfunktion auf Bilder, erscheint im Suchfeld hinter dem Stichwort der Zusatz „art:picture“. Auch lassen sich mehrere Filter kombinieren oder die Parameter und Operatoren aus früheren DOS-Zeiten verwenden. Dazu zwei Beispiele: So beschränkt sich das Ergebnis bei „Stichwort.doc(x)“ auf Word-Dokumente und mit „größe:>2mb<5mb“ auf Dateien, die zwischen zwei und fünf MByte Speicherplatz beanspruchen. Wichtig im Drop-down-Menü ist ferner die Option „Dateiinhalte“, mit der Sie diese Suchoption im Einzelfall auch bei nicht indizierten Verzeichnissen einschalten.

Suchprogramme als bessere Alternativen zur Windows-Suche?

Eindeutig: nein! Und zwar deshalb, weil jedes Tool seine Eigenarten hat. Wir beschreiben deshalb kurz die ausgewählte Alternativen. Everything und Ultra Search Free arbeiten außergewöhnlich schnell und listen passende Dateitreffer schon während der Eingabe des Suchgebegriffs auf. Dazu greifen sie auf den zuvor bereits gebildeten Master File Table (MFT) zu. Eine Indizierung für Dateiinhalte bieten beide Tools im Gegensatz zu Windows und DocFetcher jedoch nicht. Die Stärke von Search My Files liegt auf der vergleichenden Suche, beispielsweise nach Duplikaten und Dateiattributen, etwa versteckt, schreibgeschützt, komprimiert oder verschlüsselt. Fluent Search findet nicht nur Dateien, sondern durchsucht auch geöffnete Anwendungen, Browser-Tabs, Bookmarks und mehr.

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