Soforthilfe PDF: 9 typische Probleme lösen

1. Die vielen PDF-Tools machen die Entscheidung schwer

Problem: Die Auswahl verfügbarer PDF-Software ist kaum zu überschauen, doch welches Programm ist das richtige beziehungsweise beste?

Lösung: Entwickelt wurde das PDF-Format von Adobe. Der firmeneigene und mehrfach umbenannte Adobe/Acrobat Reader galt lange als Standard zum Öffnen, Lesen und Drucken. Inzwischen können das auch andere Gratistools inklusive der Webbrowser. Aus Gründen der Übersichtlichkeit beschränken wir uns auf die Leseprogramme Adobe Acrobat Reader DC und Foxit PDF Reader. Denn Foxit arbeitet selbst bei großen Dateien schnell, ist einfach zu bedienen, bietet einen sicheren Lesemodus und diverse Zusatzfunktionen.

Bei der Installation aktivieren Sie in der Komponentenauswahl das Plug-in zum Öffnen von PDF-Dateien im Browser. Die 14-Tage-Testversion des Editors dagegen schalten Sie bitte ab. Diese Option verdeutlicht die Unterscheidung zwischen den kostenlosen Readern und der kostenpflichtigen Bearbeitungssoftware. Allerdings bieten auch Gratistools immer mehr Bearbeitungsfunktionen, so auch PDF-Xchange Editor.

2. PDF-Dateien können gefährlichen Schadcode enthalten

Problem: PDF-Dokumente werden von Hackern gerne zum Transportieren von Schadcode verwendet. Wie lässt sich sicherstellen, dass Ihr PC nicht infiziert wird?

Lösung: Sorgen Sie dafür, dass der installierte PDF-Reader immer auf dem neuesten Stand ist. In aller Regel stellen die Hersteller schnell Updates zur Verfügung, sobald neue Sicherheitslücken bekannt sind. Den Adobe Acrobat Reader DC aktualisieren Sie über „Hilfe –› Nach Updates suchen“, Foxit PDF Reader über „Hilfe –› Info über Foxit PDF Reader –› Nach Updates suchen“. Bei anderen Programmen nutzen Sie deren Updatefunktion.

Öffnen Sie zudem bitte keine PDF-Dateien unbekannter Herkunft, insbesondere keine Mailanhänge. Im Zweifel überprüfen Sie fragliche Dateien über einen Multiscanner im Internet. Der bekannteste ist Virustotal, auf Deutsch steht Jotti’s Malware Scan zur Verfügung.

Für zusätzliche Sicherheit sorgt die „geschützte Ansicht“. Diese schalten Sie im Adobe-Reader über „Bearbeiten –› Einstellungen –› Sicherheit (erweitert)“ ein, in Foxit PDF Reader über „Datei –› Einstellungen –› Sicherheit“.

Lesetipp: Geniale Gratis-PDF-Tools & -Cloud-Dienste ersetzen Acrobat & Reader DC

3. PDFs aus dem Internet öffnen sich immer im Browser

Problem: Obwohl dem Dateityp PDF als Standard-App ein Reader zugewiesen ist, öffnen sie sich immer im Browser. Wie lässt sich das ändern?

Lösung: Man muss zwischen lokal gespeicherten und Dateien aus dem Internet unterscheiden. Um das Anzeigeprogramm für PDFs auf dem PC zu ändern, klicken Sie im Windows-Explorer eine beliebige PDF-Datei mit der rechten Maustaste an, fahren im Kontextmenü mit „Öffnen mit –› Andere App wählen“ fort und wählen eine Software aus. Aktivieren Sie zudem die Option „Immer diese App zum Öffnen von PDF-Dateien verwenden“ und bestätigen mit „OK“.

Diese Festlegung gilt nicht jedoch fürs Öffnen von PDF-Dateien aus dem Internet. Wie mit Online-PDFs verfahren werden soll, definieren Sie im Browser. In Google Chrome klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte und fahren mit „Einstellungen –› Datenschutz und Sicherheit –› Website-Einstellungen –› Zusätzliche Inhaltseinstellungen“ fort. Scrollen Sie zu „PDF-Dokumente“ vor und legen fest, ob diese in Chrome geöffnet oder nur heruntergeladen und dann anderweitig geöffnet werden sollen.

In Mozilla Firefox gehen Sie rechts oben über die drei Striche zu „Einstellungen“, scrollen zu den „Anwendungen“ und entscheiden bei den PDFs, was passieren soll: „In Firefox öffnen“, „Jedes Mal nachfragen“, „Datei speichern“, „Windows-Standardanwendung verwenden“ und „Andere Anwendung“ stehen zur Auswahl.

In Microsoft Edge öffnen Sie wie in Chrome die „Einstellungen“ und stellen über „Cookies und Websiteberechtigungen –› PDF-Dokumente“ ein, ob Sie „PDF-Dateien immer herunterladen“ möchten – das funktioniert jedoch nur, wenn Edge nicht als Standard-App für PDF- Dateien festgelegt ist. Gegebenenfalls müssen Sie dies also zuerst ändern.

Tipp: Auch wenn Sie Web-PDFs gewöhnlich im Browser betrachten, können Sie dies im Einzelfall abändern. Zum Speichern auf der Festplatte klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den PDF-Link und wählen im Kontextmenü je nach Browser „Link speichern unter …“ oder „Ziel speichern unter“.

4. PDF-Dokumente sind nach dem Ausdruck fehlerhaft

Problem: Immer mal wieder kommt es vor, dass ein PDF-Dokument am Monitor korrekt erscheint, der Ausdruck aber Fehler zeigt – vor allem bei deutschen Umlauten und Sonderzeichen.

Lösung: Da das Problem meist beim Drucken aus dem Browser auftritt, hilft es oft schon, die PDF-Datei erst lokal zu speichern und dann über den PDF-Reader auszudrucken. Nutzt das nichts, versuchen Sie eine andere PDF-Software.

Lässt sich ein PDF gar nicht ausdrucken, weil der Ausdruck gesperrt ist, laden Sie die Datei zu SmallPDF hoch und geben Ihr „Großes Indianerehrenwort“ (so heißt es dort wirklich!), dass Sie zum Entfernen berechtigt sind. Je nach Dokumentenschutz können Sie es nun drucken.

Hinweis: Verschlüsselte Dateien lassen sich damit nicht öffnen und drucken. Ist weiter kein Ausdruck möglich, machen Sie einen Screenshot und drucken diesen aus.

Möchten Sie den Inhalt einer kopiergeschützten Datei weiterverarbeiten, lassen Sie den Screenshot von einer OCR-Software (Optical Character Recognition) analysieren. Das erledigt unter anderem das Universaltool PDF24 Creator.

5. Fehler beim Öffnen-Versuch: Defekte Dateien reparieren

Problem: Woran liegt es, wenn sich eine PDF-Datei partout nicht öffnen lässt und eine Fehlermeldung erscheint?

Lösung: Das kann unterschiedliche Ursachen haben. Manchmal genügt es, die (veraltete) PDF-Software zu aktualisieren. Schuld kann aber auch eine fehlerhafte Softwareinstallation sein. Um dies als Ursache auszuschließen, deinstallieren Sie sie und installieren sie danach neu. Adobe erlaubt dies direkt im Acrobat Reader DC: über „Hilfe –› Installation reparieren“. Probieren Sie das Öffnen gegebenenfalls mit einem Alternativtool.

Darüber hinaus kann die PDF-Datei beschädigt sein. Bitten Sie deshalb den Absender, diese neu zu erstellen. Bei Dokumenten aus öffentlichen Quellen hilft meist schon, die gleiche Datei woanders zu laden. Versuchen Sie alternativ, die beschädigte Datei zu reparieren. Hier tummeln sich allerdings allerlei unseriöse, nur vermeintlich kostenlose Anbieter. Beim Dienst PDF2go dagegen ist die Reparatur tatsächlich gratis.

6. Die Dokumentübernahme in Word ist oft richtig schlecht

Problem: Allerlei Dienste und Tools versprechen, PDF-Dateien so umzuwandeln, dass man sie in der Textverarbeitung weiterbearbeiten kann: Das Ergebnis lässt aber meist zu wünschen übrig.

Lösung: Word kann PDF-Dateien zum Weiterarbeiten zwar prinzipiell konvertieren. Das Originallayout bleibt dabei allerdings nur er- halten, wenn das Dokument hauptsächlich Text enthält. Komplexere Inhalte werden dagegen regelrecht zerstückelt oder „in Word nicht gut formatiert“, wie Microsoft selbst warnt. Es kommt es also auf einen Versuch an, der lohnt sich erfahrungsgemäß aber nur in den Versionen Word 2019 und 2021 sowie Microsoft 365.

So geht’s: Importieren Sie über „Datei –› Öffnen“ die PDF-Datei, nehmen den Warnhinweis mit „OK“ zur Kenntnis und warten das Ergebnis ab.

Festzuhalten ist, dass PDF vor allem ein „Transportformat“ darstellt und sich grundsätzlich nicht für umfangreiche nachträgliche Änderungen eignet. So ist es zwar möglich, einzelne Wörter zu verbessern oder Bilder auszutauschen, grundlegende Layoutumbauten sollten Sie jedoch in der Originalsoftware vor dem Erstellen des PDFs vornehmen. Deshalb verwundert es auch nicht, dass die meisten Online-konvertierer und Tools kaum besser arbeiten als die Textverarbeitung von Microsoft.

Eine Ausnahme stellt der Adobe-eigene Dienst dar: Er gibt Text, Tabellen, Grafiken und Bilder mitsamt Layout meist exakt 1:1 wieder. Eine kostenlose Konvertierung ist sofort möglich, weitere 20 nach Anmeldung mit einem Adobe-Konto. Wer mehr oder regelmäßig konvertieren möchte, benötigt ein kostenpflichtiges Abo.

7. PDF-Dokumente teilen, zusammenfügen, extrahieren und mehr

Problem: Wie lassen sich PDF-Dateien Im Nachhinein umorganisieren – also Seiten hinzufügen oder löschen, ihre Reihenfolge ändern, Teile abtrennen und ähnliches erledigen?

Lösung: Schnell und komfortabel erledigen das die Onlinedienste von CleverPDF und PDF24. Bei beiden wählen Sie zunächst die jeweilige Aufgabe, laden das PDF hoch und nehmen die Änderungen direkt im Browser vor. Die gleichen Funktionen lassen sich auch offline und damit ohne Hineinschauen durch den Hersteller nutzen. Dazu installieren Sie Desktop- Anwendungen von CleverPDF oder PDF24. PDF Split and Merge oder kurz PDF SAM eignet sich ebenfalls zum Aufteilen, Zusammenführen, Extrahieren und Neuorganisieren, die Bedienung erfordert jedoch etwas Einarbeitung.

PDF24 im Überblick: Wie Sie alle PDF-Dokumente im Griff haben

8. Wenn PDF-Dokumente für Upload oder Versand zu groß sind

Problem: Ob Krankenkasse, Versicherung oder Behörden: Immer mehr Firmen und staatliche Stellen bieten die Möglichkeit, Dokumente im Internet hochzuladen. Dabei ist die Dateigröße häufig auf wenige MByte beschränkt.

Lösung: Auch hier helfen CleverPDF und PDF24 mit ihrer Komprimierung weiter. Setzen Sie die Auflösung und Bildqualität etwas herunter und kontrollieren Ergebnis sowie Dateigröße. Bei PDFs mit selbst eingefügten Bildern empfiehlt sich das Komprimieren vor dem Mailversand, denn viele Provider blockieren Anhänge von mehr als 25 MByte.

9. Änderungen in PDF-Dokumenten abgleichen

Problem: Wo gemeinsam an Dokumenten gearbeitet wird, ist oft irgendwann nicht mehr klar, wo was geändert wurde. Gibt es für PDF-Dateien eine Vergleichsfunktion ähnlich wie in Word?

Lösung: Wir stellen zwei unterschiedliche Lösungen vor. Diff PDF zeigt alle Änderungen mit Position im Originallayout. Sie finden sie also schnell. PDF24 Creator stellt die Dokumentinhalte als Fließtext dar, man muss also gegebenenfalls im Ursprungsdokument etwa suchen. Dafür ist hier mit Farbhervorhebung und Durchstreichung schneller ersichtlich, was inhaltlich anders ist. Beide Tools haben also ihre Vor- und Nachteile. Die Bedienung ist praktisch gleich: Nach dem Öffnen zweier PDF-Dokumente genügt ein Klick auf die Schaltfläche „Vergleichen“, damit Sie die Unterschiede sehen.

Utilities