Für die Wiederherstellung greift Word auf eine Kopie der aktuellen Datei zurück. Diese Kopie legt die Textverarbeitung an, bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen. Sie erkennen sie an der Endung „WBK“. Sobald Sie Ihr Dokument speichern, überschreibt Word die alte WBK-Word legt auf Wunsch eine Sicherungskopie des aktuell bearbeiteten Dokuments an, die bei jedem Speichern automatisch aktualisiert wird. Datei mit einer Kopie der Datei mit dem aktuellen Bearbeitungsstand.
Es spielt keine Rolle, wie oft Sie Ihr Dokument speichern – es existieren immer nur zwei Dateien, die aktuelle Version mit der Endung „DOCX“ und die Kopie mit der Endung „WBK“. Damit die Verwaltung der Sicherheitskopie funktioniert, liegen die beiden Dateien immer im selben Ordner, die Wahl von getrennten Verzeichnissen ist nicht möglich.
Word legt auf Wunsch eine Sicherungskopie des aktuell bearbeiteten Dokuments an, die bei jedem Speichern automatisch aktualisiert wird.
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Die Wiederherstellung ist in der Voreinstellung von Word nicht aktiv. Um sie einzuschalten, öffnen Sie „Datei –› Optionen“ und klicken auf der linken Seite auf „Erweitert“. Scrollen Sie nach unten zu dem Abschnitt „Speichern“ und setzen Sie Häkchen vor „Immer Sicherungskopie erstellen“ und „Speicherung im Hintergrund zulassen“. Bestätigen Sie die Änderung anschließend mit „OK“. Parallel dazu existiert in Word allerdings auch noch eine automatisch arbeitende Backup-Funktion. Sie ist konzipiert für Anwender, die öfter mal vergessen, ihre Dokumente regelmäßig zu speichern.
Die Textverarbeitung übernimmt das in diesem Fall für sie, und zwar in einstellbaren zeitlichen Abständen, und speichert sie in einen frei wählbaren Ordner. Sollte Word dann geschlossen werden, ohne dass das aktuelle Dokument vorher gespeichert wurde, zum Beispiel bei einem Stromausfall, so bietet das Programm beim nächsten Öffnen an, die Datei wiederherzustellen. Es handelt sich nicht um ein Backup, stattdessen speichert die Funktion „Auto-Wiederherstellen“ nur die benötigten Informationen, um das Dokument restaurieren zu können.
Gleichzeitig erzeugt Word bei jedem Speichern automatisch eine Datei mit Informationen, wie sich das aktuell bearbeitete Dokument wiederherstellen lässt.
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Sie finden die Auto-Wiederherstellen-Funktion unter „Datei –› Optionen“. Klicken Sie dort auf der linken Seite auf „Speichern“. Setzen Sie, falls noch nicht vorhanden, ein Häkchen vor „Auto-Wiederherstellen-Informationen speichern alle“ und geben Sie daneben einen Minutenwert an. Die voreingestellten zehn Minuten passen normalerweise gut. Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass auch darunter vor der Option „Beim Schließen ohne Speichern die letzte automatisch wiederhergestellte Version beibehalten“ ein Häkchen steht.
Noch eine Zeile darunter können Sie einstellen, wo Word die Wiederherstellungsinformationen ablegen soll. Um das Sicherheitslevel zu erhöhen, können Sie an dieser Stelle einen Ordner auf einem zweiten Laufwerk angeben, das aber dennoch ständig zur Verfügung stehen sollte. Gut geeignet dafür sind beispielsweise eine zweite, interne Festplatte/SSD oder ein Netzlaufwerk. Halten Sie die Einstellungen zum Schluss mit einem Klick auf „OK“ fest.
Wenn Sie diszipliniert genug sind, um Ihr Dokument alle paar Minuten manuell zu speichern, benötigen Sie die Auto-Wiederherstellung jedoch nicht. Denn so können Sie ja bei einem Crash des Computers ohnehin immer auf eine einigermaßen aktuelle Version zurückgreifen und verlieren lediglich einige Minuten Arbeit. In diesem Fall können Sie die Auto-Wiederherstellung auch ausschalten.
Tipp: Elektronische Dokumente sicher aufbewahren
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