E-Mail-Archivierung

Sie suchen eine E-Mail-Archivierung, die DSGVO- und GoBD-konform ist? Wir bieten Software-Lösungen für sichere, volltextindizierte Archivierung — Ihre E-Mails und textbasierten Anhänge (Word, PDF) sind in Sekundenschnelle durchsuchbar. Manuelles Sortieren und Ordnen entfällt.

Die Archivierung deckt ausgehende, eingehende und interne Mails ab. Der gesamte Mailverkehr wird über ein Mailgateway in ein unabhängiges, verschlüsseltes Archiv abgelegt. Jeder Nutzer kann darüber gelöschte oder verlorene E-Mails wiederfinden.

Eingehende Mails: Die Mail trifft am Mailgateway ein, wird als Kopie archiviert und anschließend an den Mailserver und ins Postfach weitergeleitet.

Ausgehende Mails: Die Mail geht vom Postfach über den Mailserver ans Mailgateway, das eine unveränderte Kopie archiviert, bevor die Mail versendet wird.

Wie unsere E-Mail-Archivierung funktioniert

Unsere E-Mail-Archivierungslösung erfasst automatisch jede ein- und ausgehende geschäftliche E-Mail und speichert sie unveränderbar und revisionssicher ab – ohne dass Sie oder Ihre Mitarbeiter manuell eingreifen müssen. Jede Nachricht wird direkt beim Versand beziehungsweise Empfang archiviert, sodass keine E-Mail verloren gehen kann.

Die archivierten E-Mails werden dabei so gespeichert, dass sie nachträglich weder verändert noch gelöscht werden können. Über eine komfortable Suchfunktion lassen sich archivierte Nachrichten jederzeit schnell wiederfinden, etwa nach Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum oder Inhalt – ein großer Vorteil, wenn eine bestimmte Geschäftskorrespondenz kurzfristig benötigt wird.

Auch der Zugriffsschutz spielt eine zentrale Rolle: Nur autorisierte Personen erhalten Zugang zum E-Mail-Archiv, und jeder Zugriff wird protokolliert. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann auf welche archivierten Nachrichten zugegriffen hat, was insbesondere bei sensiblen Geschäftsdaten von großer Bedeutung ist.

Warum die E-Mail-Archivierung gesetzlich vorgeschrieben ist

Geschäftliche E-Mails mit steuer- oder handelsrechtlicher Relevanz – etwa Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Verträge – unterliegen in Deutschland gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sowie dem Handels- und Steuerrecht. Diese Nachrichten müssen über mehrere Jahre hinweg unveränderbar und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden.

Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, riskiert bei einer Betriebsprüfung empfindliche Konsequenzen, da fehlende oder unvollständige E-Mail-Archive als Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten gewertet werden können. Eine automatisierte, GoBD-konforme Archivierungslösung schafft hier Rechtssicherheit, ohne dass Sie oder Ihre Mitarbeiter sich manuell um die korrekte Aufbewahrung kümmern müssen.

Was Tucana für Ihre E-Mail-Archivierung leistet

Wir richten Ihre E-Mail-Archivierung passgenau für Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur ein, egal ob Sie mit Exchange, einem Cloud-Postfach oder einer anderen Lösung arbeiten. Dabei stellen wir sicher, dass die Archivierung den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht und nahtlos in Ihren Arbeitsalltag integriert wird.

Auch nach der Einrichtung überwachen wir die Funktion Ihres E-Mail-Archivs kontinuierlich und unterstützen Sie bei Bedarf, etwa bei der gezielten Suche nach bestimmten Nachrichten im Rahmen einer Betriebsprüfung. So können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre geschäftliche E-Mail-Korrespondenz jederzeit vollständig, sicher und rechtskonform archiviert ist.